سياسة الافصاح عن البيانات
1. أنواع المعلومات
1.1. المعلومات الجوهرية:
• تتعلق المعلومات الجوهرية بأوضاع وأنشطة المؤسسة مستوى أدائها والمعلومات التي يتوقع أن تؤثر بشكل مباشر عليها (مثل المعلومات المالية وتقارير مجلس الإدارة أو أية تقارير داخلية تخص الأداء، بيانات الموظفين والمتعاملين..وغيرها).
• لا يجوز الكشف عن المعلومات الجوهرية إلا إذا كانت مكتوبة ومعتمده من الجهات المختصة من خلال نظام المراسلات الإلكتروني . ويتم نشرها على الموقع الإلكتروني للمؤسسة ووسائل الإعلام ومواقع التواصل الاجتماعي وفقاً لماهيتها.
• يتم مراجعة، اعتماد ونشر المعلومات الجوهرية حسب الطلب وبما يتوافق مع الأنظمة والقوانين.
• يحظر على الموظف خلال فترة خدمته بالمؤسسة وبعد انتهائها، الإفصاح عن أو كشف أية معلومات سرية سواءً كانت خطية أو الكترونية أو شفهية أو أياَ كان شكلها، ما لم يحصل على تصريح خطي مسبق بذلك، وسواءً كانت تلك المعلومات تتعلق بالمؤسسة أو بأية طرف آخر.
• يجب على الموظف فور انتهاء خدمته في المؤسسة لأي سبب من الأسباب أن يسلّم للمؤسسة كل ما يكون لديه من الوثائق والملفات والمواد والأشرطة والأقراص والبرامج وأية ممتلكات تخص المؤسسة حتى ولو لم تتضمن معلومات سرية.
• يحق للهيئة رفض الطلبات المقدمة للحصول على معلومات جوهرية غير قابلة للنشر وفق القوانين المعمول.
1.2. البيانات المفتوحة:
• البيانات المفتوحة هي البيانات التي تنشرها المؤسسة للجمهور بغرض تمكينهم من استخدامها بحرية وأيضا إعادة استخدامها ونشرها مع مراعاة المتطلبات القانونية مثل حفظ الحقوق. ويشمل ذلك أنواع عديدة من البيانات مثل الهيكل التنظيمي، استراتيجية المؤسسة، أعضاء مجلس الإدارة، خدمات المؤسسة ، استثمارات المؤسسة ومشاريعها، سياسات الجودة وامن المعلومات وخصوصية البيانات، إحصائيات عدد المنتفعين ـ ....... وغيرها من الإحصاءات التي تفيد المتبرعين والمنتفعين والمجتمع.
• تمتاز البيانات المفتوحة ب:
o الإتاحة الكاملة: يجب أن تتوفر البيانات مجاناً وبصورة كاملة متاحة، وأن تكون متاحة للتحميل عبر الشبكة العنكبوتية.
o قابلية إعادة الاستخدام وإعادة التوزيع: يجب توفير البيانات ضمن الشروط التي تسمح بإعادة استخدامها وإعادة توزيعها بما في ذلك المزج مع مجموعات البيانات الأخرى.
o يقوم موظفي المؤسسة بتصنيف البيانات وتوفيرها للجهات الخارجية المعنية.
• ضوابط استخدام البيانات المفتوحة:
o الإشارة إلى أن المؤسسة هي مصدر هذه البيانات مع ذكر اسم الملف وتاريخ نشره.
o عدم استخدام هذه البيانات لأغراض سياسية أو لدعم نشاط غير مشروع أو إجرامي أو للتأثير السلبي على إسم ومكانة الدولة أو أي نشاط غير نظامي أو مخالف لقيم المجتمع الإماراتي.
o تود المؤسسة التأكيد على أنها لا تتحمل أي تبعات أو أضرار مباشرة أو غير مباشرة، ربما تنشئ عن استخدام البيانات المتاحة على موقعها، وأن تلك المسؤولية تقع على بالكامل على عاتق المستخدم.
2. استثناءات طلبات الكشف والإفصاح
• من أجل ضمان حماية سرية البيانات بالمؤسسة، يتعين على الشركات الاستشارية والمستشارين المهنيين والأطراف الخارجية الذين يحتمل تلقيهم بعض المعلومات الحساسة التي قد تؤثر سلباً على أعمال وسمعة المؤسسة، والتي يحصلون عليها نتيجةً لعلاقاتهم وارتباط أنشطتهم بالمؤسسة، أن يقوموا بتوقيع اتفاقية سرية المعلومات NDA توافق على عدم كشفهم عن أي معلومات سرية إلا لتحقيق متطلبات العمل المتفق عليها.
• بموجب هذه السياسة لا يجوز الإفصاح عن:
o الوثائق الداخلية السرية و/ أو المتعلقة بالموظفين، المتعاملين، الموردين والشركاء والمستثمرين سواءً كانت عقود، رواتب، مزايا الاتصالات والبيانات الشخصية.
o المعلومات القانونية بما فيها النزاعات ومحاضر التحقيق.
o التقارير الداخلية.
o إجراءات العمل التشغيلية.
3. المتحدثون الرسميون
• يعتمد مجلس الإدارة المتحدث الرسمي للمؤسسة ( ويعد المدير العام المتحدث الرسمي للمؤسسة). وقد يتم الاستعانة بموظفين داخليين من قبل مدير عام المؤسسة يتحدثون باسم المؤسسة من وقتٍ لآخر للرد على بعض الاستفسارات أو وسائل الإعلام.
• سيتم توجيه الموظفين، غير المتحدثين الرسميين المعتمدين للمؤسسة، بعدم الرد و تحت أي ظرف من الظروف، على استفسارات تخص المعلومات الجوهرية عن المؤسسة من قبل أصحاب المصلحة أو وسائل الإعلام. كما وسيتم إبلاغهم كتابياً عن أسماء المتحدثين الرسميين المصرح لهم بذلك، إذ لا يحق للموظفين الغير مصرح لهم بالرد والتحدث رسمياً باسم المؤسسة الرد على الاستفسارات أو مناقشة أية مسألة تخص المؤسسة. كما سيتم توجيههم أيضاً إلى تحويل أي استفسار يتلقونه إلى أحد المتحدثين الرسميين.
4. النشرات الإخبارية
• في حالة الأزمات والطوارئ وبالتنسيق مع الجهات الخارجية المعنية، يتم إصدار النشرات الإخبارية الخاصة بأنشطة المؤسسة ما لم يحدد مدير عام أن هذا الخبر يجب أن يظل سري في الوقت الحاضر، ويتم التصريح بالمعلومات من خلال ندوات أو مؤتمرات أو منتديات مختارة، بحيث تقوم المؤسسة بإصدار بيان صحفي فوري من أجل الإفصاح عن تلك المعلومات للجمهور.
• في ظل الظروف الإعتيادية، يتم الإفصاح وعرض البيان الصحفي الذي يحتوي على المعلومات الجوهرية والأساسية الجديدة بعد اعتماد مدير عام المؤسسة والاحتفاظ بها كجزء من سجلات الإفصاح في المؤسسة. و من ثم يتم نشر النشرات الإخبارية على موقع المؤسسة الإلكتروني.
5. قنوات الإفصاح
• يتم الإفصاح عن البيانات والمعلومات الخاصة بالمؤسسة والمصرح الإفصاح عنها حسب القوانين والأنظمة الداخلية في المقام الأول من خلال الموقع الإلكتروني، برامج التواصل الاجتماعي، ووسائل الإعلام (المرئية والمسموعة والمطبوعة).
6. الإفصاحات المتعلقة بالمسؤولية المجتمعية
• تقوم المؤسسة بالإفصاح عن مساهماتها في مجال المسؤولية الاجتماعية (CSR) والإجراءات الخاصة بالموظفين والمجتمع والبيئة ونشرها عبر موقع الإلكتروني للمؤسسة، ووسائل الاتصال الأخرى التي يقرها المدير العام عن أنشطة المسؤولية المجتمعية.
7. الإفصاحات المتعلقة بالحوكمة
• يرفع المدير العام تقريراً سنوياً إلى مجلس الإدارة نهاية السنة المالية متضمناً ما يلي كحد أدنى:
o رئيس المجلس ونائبه والأعضاء وتشكيل اللجان المنبثقة عن المجلس.
o عدد اجتماعات المجلس وعدد اجتماعات اللجان ونسخة من محاضر الاجتماعات.
o أية ملاحظات تتعلق بعدم الالتزام بحوكمة المجالس واللجان والخطوات المتخذة لمعالجة الأمر.
o ملخص عن المبادرات التي عمل عليها المجلس وكذلك الأنشطة التي عملت عليها اللجان التابعة للمجلس.
o نتائج تقييم أداء اللجان المنبثقة عن المجلس ( إن وجدت)
o الأداء المالي.
o نتائح تحقيق الخطة الاستراتيجية للمؤسسة.
o تقرير إنجاز أهداف المجلس والمؤسسة مع بيان أسباب ما لم يتم إنجازه منه.
o أهم المخاطر والتحديات التي تواجهها المؤسسة.
o فرص التطوير وتحسين الأداء في المؤسسة.
o مخرجات تقييم أداء مجلس الإدارة.
o أية موضوعات هامة ذات تأثير استراتيجي سلبي أو إيجابي على المؤسسة.